Сегодня многие бизнесмены стараются перевести часть своих операций в онлайн, ведь это экономит время и деньги. Одна из таких операций – заключение договоров. Гораздо проще с контрагентом обменяться сканами контракта по электронке, чем тратить время на поездки к нему или на почту. В особенности это касается тех операций, которые совершаются на федеральном уровне.

В самом начале взаимоотношений сторон обмениваться оригиналами договоров неудобно, это приводит к трате времени и лишним расходам. Поэтому подписание контракта в электронном виде сегодня получило большое распространение в российской бизнес-практике.

Но зачем вообще подписывать такой документ? Делают это не только для отчётности перед налоговой и возмещения НДС. Это нужно, если есть хотя бы минимальное недоверие к контрагенту. Если Вы заплатили ему, а он не оказал Вам услугу, либо если Вы предоставили клиенту услугу, а он её не оплатил, то на основании договора можно обратиться в суд и взыскать с этого лица деньги или исполнение.

Часто встречаются ситуации, когда недобросовестные контрагенты не желают платить или поставлять товар, ссылаясь на незаключённость электронного договора, потому что оригинал документа, на котором стояли бы его подписи и печати, просто отсутствует. Поэтому заключать договоры в цифровом виде нужно правильно, соблюдая определенные условия и придерживаясь некоторых рекомендаций. Фактически есть два метода, как заключить договор в электронном виде.

Оформление соглашения с помощью электронных подписей

Если по-простому, электронная подпись – это определённый цифровой код, позволяющий установить, что договор подписало конкретное лицо. ЭП выдаётся удостоверяющим центром, имеющим аккредитацию, который предварительно устанавливает Вашу личность и проверяет Ваши полномочия. После этого организация выдаёт Вам электронную подпись на материальном носителе. Как правило, это флешка. На ней есть определённый перечень файлов, указав на компьютере путь к которым Вы можете подписать договор или иной документ.

Электронная подпись является даже более надёжным способом подписания договора, чем обычная. Последнюю Ваш контрагент может поставить не так, как обычно, соответственно, на экспертизе, а потом и на суде он может попытаться доказать, что расписывался не он. С печатью сложнее, но смотрят в первую очередь на подпись.

С ЭП так схитрить уже не получится. Если возникнут споры, то достаточно будет суду предоставить файл электронной подписи, и государственный орган через удостоверяющий центр убедится в том, что эта подпись принадлежит конкретному лицу. То есть в данном случае гарантом того, что ЭП принадлежит этому конкретному лицу, выступает аккредитованный центр. Оснований не доверять этой структуре у суда просто нет. Ваш контрагент будет прекрасно это понимать, так что у него даже повода не будет заявить судьям, что какой-то документ подписан не лично им, а кем-то другим.

ЭП используется сегодня многими предпринимателями, особенно теми, кто ведёт деятельность с помощью юридических лиц. Применяется такая подпись для сдачи отчётности. Когда бизнесмен сдаёт отчётность посредством системы типа «Контура» или «Моего дела», он обязательно задействует ЭП, которая выпущена через один из таких сервисов. Ведь эти сервисы, как правило, выступают одновременно удостоверяющими центрами.

Но для подписания договоров ЭП в российской практике не получила такого широкого распространения, как для сдачи отчётности. Да, были созданы специальные сервисы, упрощающие подписание документов посредством ЭП (например, «Диадок»), но проблема здесь в другом. Для подобного визирования договора нужно, чтобы контрагент на это был согласен, а также имел ЭП и доступ к определённому сервису.

Как правило, стороны не готовы подписывать контракт таким образом, а документ, удостоверенный электронным способом только одной из сторон, никакой юридической значимости не представляет. Но если Вам всё-таки удалось договориться с контрагентом о такой процедуре, это хорошо. Пользуйтесь именно этим способом, а второй метод Вам не особо и нужен. Тем не менее расскажем и о нём.

Электронный обмен скан-копиями контракта

Как выглядит этот процесс? Допустим, у Вас есть договор, который нуждается в подписи. Вы расписываетесь на нём ручкой, ставите печать, сканируете и направляете контрагенту по е-мейлу. Тот распечатывает бумаги с Вашей подписью (лучше на цветном принтере), ставит на них подпись и печать, после этого сканирует и направляет скан Вам.

Множество бизнесменов считают, что на этом этапе договор считается заключенным. В принципе они правы: стороны выразили свою волю вступить в договорные правоотношения, связать себя определёнными обязательствами.

Но для сделки обязательно нужно обеспечить юридическую безопасность. Почему? Если вдруг у Dас с контрагентом возникнут разногласия и споры, после чего кто-то обратится в суд, то туда придётся принести просто распечатку того документа, который Вам скинула противная сторона. Эта бумажка является лишь копией Вашего контракта, потому что оригинал Вы не подписывали.

В чём основной минус копии? Подпись и печать на ней не экспертируются, то есть эксперт не в состоянии с помощью технических средств установить, кем была подписана эта копия. Ведь он не может взять образец почерка другой стороны и сравнить. Любой принтер при распечатке искажает содержание документа. Это как раз и служит поводом для недобросовестных контрагентов ссылаться на то, что договор заключён не был.

Рекомендации для того, чтобы обезопасить сделку в юридическом плане

1. В самом контракте нужно сделать оговорку о том, что стороны признают действительность настоящего договора и иных документов, которые подписываются и направляются по е-мейл-адресам сторон.
2. Нужно прописать в контракте условие о том, что обмен всеми документами, в том числе экземплярами договора, производится по конкретным адресам электронной почты, указанным в реквизитах настоящего договора.

Проблема в том, что условия об электронном документообороте прописываются в скан-копии контракта, а не в оригинале. И при возникновении спора недобросовестный контрагент может прийти в суд и сказать, что этого условия об ЭДО не существует, потому что сам договор мы не подписывали своими печатями и подписями, значит, и условие об ЭДО никакого юридического значения не имеет.

В этом случае суд попросит добросовестного контрагента представить нотариальный протокол осмотра емейла. Составление протокола осмотра электронки – это сложная и неоправданно дорогая процедура. За нотариальное удостоверение двух листочков нотариус возьмёт минимум 10 000 ₽, а в среднем – 17 000 ₽. Сама процедура крайне сложная, потому что нотариусу ещё нужно правильно описать, что конкретно следует удостоверить. Если здесь совершить ошибку, отклонение, то суд может не принять такой документ, следовательно, придётся его переделывать. Грубо говоря, получение такого документа – это нервотрёпка, а для малого бизнеса ещё и существенные расходы.

3. Есть один способ, как этого нотариального протокола избежать. Если Вы не доверяете какому-то контрагенту, то используйте данный подход. Возможно, он покажется Вам странным, но это реально работает. Надо зафиксировать в договоре условие о том, что предоплата по контракту является доказательством его подписания и, соответственно, образования обязательств.

Если Вы не работаете по предоплате, то можно указать любую минимальную сумму, которая только пройдёт через банк, скажем, 100 ₽. Если по соглашению платите только Вы, а контрагент не должен совершать никаких платежей в Вашу пользу, то можете прописать, что Вы направляете контрагенту эти сто рублей, указав назначение платежа (оплата по такому-то договору), а контрагент эту сумму Вам должен вернуть и прописать назначение платежа (подтверждение действительности такого-то контракта).

Если это добросовестный контрагент, то возражать против такой операции он не станет. Ведь он тоже будет уверен, что договор заключён, другая сторона тоже планирует выполнять свои обязательства. Провести сегодня такую мелкую операцию проблем не составит, потому что онлайн-банкинг в настоящее время очень развит, так что транзакции можно совершать в два щелчка.

Если после такой операции недобросовестный контрагент начнёт утверждать, что договор с вами не подписывал, то можно просто представить суду платёжное поручение с отметкой банка о совершении перевода на сотню рублей. Когда судья увидит эту платёжку, он попросит вторую сторону предоставить пояснение, откуда взялась эта операция. А могла она взяться только в результате процедуры по подтверждению действительности контракта. В этом случае суд не будет заставлять добросовестного контрагента делать нотариальный протокол. Банковского платёжного поручения ему будет достаточно.

Далеко не все контрагенты в России белые и пушистые. Далеко не все ведут себя по-человечески. Очень многие стремятся выехать за счёт добросовестных бизнесменов, всячески пытаясь отсрочить платёж и цепляясь за любую мелочь. Одна из таких мелочей – подписание договора по е-мейлу. И если Вы подписываете документы таким способом, то старайтесь это сделать максимально правильно и безопасно в юридическом плане.